視頻會(huì)議系統(tǒng)在集團(tuán)型企業(yè)中的應(yīng)用

發(fā)布日期：2015年09月01日

摘要：本文以某集團(tuán)公司在多元化、多業(yè)態(tài)、跨區(qū)域、國(guó)際化經(jīng)營(yíng)管理背景，針對(duì)集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理中差旅成本居高不下，以及管控過(guò)程中信息傳遞不夠及時(shí)、準(zhǔn)確的現(xiàn)狀，提出應(yīng)用視頻會(huì)議進(jìn)行管理創(chuàng)新的集團(tuán)一體化視頻會(huì)議解決方案。
　　1 應(yīng)用背景
　　某集團(tuán)公司是國(guó)務(wù)院國(guó)資委監(jiān)管的中央企業(yè)，是集資產(chǎn)管理、資本運(yùn)營(yíng)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)于一體的大型國(guó)有獨(dú)資公司。該集團(tuán)公司作為首批董事會(huì)試點(diǎn)中央企業(yè)，采取“戰(zhàn)略管控 +財(cái)務(wù)管控”的管控模式，實(shí)行三級(jí)法人體制，集團(tuán)定位于戰(zhàn)略投資中心，下屬二級(jí)板塊企業(yè)定位于經(jīng)營(yíng)管理中心，三級(jí)成員企業(yè)定位于成本利潤(rùn)中心。集團(tuán)公司控股二級(jí)板塊公司4 家，下轄三級(jí)成員企業(yè) 70 多戶，直接控股成員企業(yè) 3 家，現(xiàn)有員工約 8 萬(wàn)人。集團(tuán)所屬成員企業(yè)遍布于全國(guó) 24 個(gè)省( 區(qū)、市) 和贊比亞、印度等國(guó)家，其中 10 余戶成員企業(yè)為國(guó)家大型一類、二類企業(yè)。集團(tuán)公司總部設(shè)辦公室( 信息化辦公室) 、戰(zhàn)略投資部( 安全生產(chǎn)部、科技管理部) 、法律事務(wù)部( 政策研究室) 、審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)部( 紀(jì)檢監(jiān)察部)、資產(chǎn)財(cái)務(wù)部、人力資源部( 董事辦公室、黨委組織部) 、黨群工作部( 企業(yè)文化部、團(tuán)委) 、信訪辦公室( 工會(huì)辦公室) 等部室。總部機(jī)關(guān)管理人員控制在 60 人左右。結(jié)合確保集團(tuán)整體健康穩(wěn)定發(fā)展的整體戰(zhàn)略思路，集團(tuán)公司提出必須著手解決以下問(wèn)題:
　　( 1) 面臨國(guó)際化的發(fā)展機(jī)遇，如何迎接進(jìn)行跨區(qū)域、跨國(guó)家經(jīng)營(yíng)管理所帶來(lái)的挑戰(zhàn);
　　( 2) 產(chǎn)品多元化、流程復(fù)雜化狀況下，集團(tuán)內(nèi)產(chǎn)業(yè)鏈上下游企業(yè)或廠區(qū)如何有效協(xié)同;
　　( 3) 所屬企業(yè)分散，人、財(cái)、物如何管控;
　　( 4) 如何降本增效，在降低成本的同時(shí)增強(qiáng)同業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。這些問(wèn)題的解決，離不開(kāi)反復(fù)溝通。在各項(xiàng)工作的組織中，如何將領(lǐng)導(dǎo)者的意圖及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞到各級(jí)執(zhí)行者，并及時(shí)得到信息反饋，是必需解決的問(wèn)題。而視頻會(huì)議系統(tǒng)的應(yīng)用卻恰恰是集團(tuán)公司解決以上問(wèn)題的一把利器。
　　2 現(xiàn)狀分析
　　2006 年，集團(tuán)公司建立三級(jí)法人組織體系，同時(shí)集團(tuán)公司總部組織架構(gòu)基本確立。體系成熟、工作機(jī)制確立后，集團(tuán)公司與所屬企業(yè)間，很多工作需要及時(shí)溝通。信息傳遞的準(zhǔn)確性、及時(shí)性上暴露出許多亟待解決的問(wèn)題。
　　(1) 公文不能及時(shí)傳遞，文字信息滯后，工作效率低。當(dāng)時(shí)集團(tuán)公司尚未建立辦公平臺(tái)，公文傳遞手段是郵局傳遞、傳真機(jī)傳送; 傳遞介質(zhì)為紙質(zhì)文件。速度慢，存在交換環(huán)節(jié)丟失、反饋不及時(shí)等現(xiàn)象。
　　(2) 緊急待辦事宜多使用電話溝通，信息多部門、多層級(jí)傳遞困難。普通電話溝通是一對(duì)一完成的。如遇多頭事宜及需要再次傳達(dá)事宜不可避免有失真現(xiàn)象。
　　(3) 面對(duì)面會(huì)議，參加人到場(chǎng)困難，不好組織;公司有兩個(gè)會(huì)議室，利用率很低; 總部出差人員及會(huì)議相關(guān)的外地工作人員，參會(huì)出勤無(wú)法保障。
　　(4) 隨著集團(tuán)整體業(yè)務(wù)的迅速擴(kuò)展，與國(guó)外企業(yè)、專家溝通交流日趨頻繁，需要高效便捷的會(huì)議組織方式。
　　3 應(yīng)對(duì)措施
　　鑒于集團(tuán)下屬企業(yè)跨領(lǐng)域、跨地域甚至跨國(guó)家的特點(diǎn)，以及集團(tuán)公司人員編制少，領(lǐng)導(dǎo)及員工出差多，很多事宜急于迅速快捷溝通協(xié)調(diào)的具體需求，作者提出兩種解決方案，一是建立視頻會(huì)議系統(tǒng)，二是建立電話會(huì)議系統(tǒng)。
　　3.1 方案選擇
　　視頻會(huì)議系統(tǒng)工作原理: 視頻會(huì)議系統(tǒng)包括軟件和硬件兩種，兩個(gè)或兩個(gè)以上不同場(chǎng)所的個(gè)人或群體，通過(guò)各種電信通訊傳輸媒體，將人物的靜、動(dòng)態(tài)圖像、語(yǔ)音、文字、圖片等多種資料分送到各個(gè)用戶的計(jì)算機(jī)上，使得在地理分散的用戶可以共聚一處，通過(guò)圖形、聲音、文檔等多種方式交流信息，增加雙方對(duì)內(nèi)容的理解能力。
　　電話會(huì)議系統(tǒng)工作原理: 以系統(tǒng)外呼式為主的電話會(huì)議平臺(tái)，所有參會(huì)方均可為被叫方，最大限度節(jié)省會(huì)議費(fèi)用。系統(tǒng)采用三大基礎(chǔ)運(yùn)營(yíng)商中國(guó)移動(dòng)、網(wǎng)通和電信的 PSTN 傳統(tǒng)電話線路，多人參與電話會(huì)議語(yǔ)音自然清晰?？梢灾鹘?100 多個(gè)國(guó)家和地區(qū)。視頻會(huì)議與電話會(huì)議對(duì)比情況見(jiàn)表1。

 

 

　　以滿足公司需求為出發(fā)點(diǎn)，綜合考慮項(xiàng)目投資高低，會(huì)議組織難易，我們選擇建立基于軟件為主的解決方案的視頻會(huì)議系統(tǒng)。視頻會(huì)議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)部署方案見(jiàn)圖 1。

 

圖1 集團(tuán)公司視頻會(huì)議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)部署方案

　　3.2 測(cè)試與實(shí)施
　　系統(tǒng)建設(shè)要求，軟件統(tǒng)一; 設(shè)備選型提供兩套方案，由試點(diǎn)單位自選，自購(gòu)或委托集團(tuán)公司代購(gòu)均可。為降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，選擇了分步實(shí)施策略。
　　第一步，集團(tuán)公司與下屬二級(jí)公司作為第一批試點(diǎn)。項(xiàng)目得到公司領(lǐng)導(dǎo)的支持，加上實(shí)施組織較好。首批測(cè)試不到七個(gè)工作日完成，設(shè)備三天到位，軟、硬件調(diào)試三天完成，系統(tǒng)使用培訓(xùn)半天完成。在這一階段，我們做好了試點(diǎn)企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試的準(zhǔn)備，實(shí)際調(diào)試過(guò)程中，全部試點(diǎn)企業(yè)均通過(guò)遠(yuǎn)程調(diào)試完成測(cè)試。
　　第二步，以板塊為單元完成二級(jí)公司與三級(jí)公司視頻會(huì)議系統(tǒng)實(shí)施。借鑒第一步測(cè)試經(jīng)驗(yàn)，迅速完成了第二步四十多家企業(yè)的系統(tǒng)實(shí)施。截止2011年底，集團(tuán)公司視頻會(huì)議系統(tǒng)總投資86.6 萬(wàn)。其中，硬件投資65萬(wàn)，用于服務(wù)器、會(huì)議室建設(shè); 軟件投資 21.6萬(wàn)，用于視頻會(huì)議系統(tǒng)賬號(hào)購(gòu)置等。
　　3.3 視頻會(huì)議系統(tǒng)基本情況
　　視頻會(huì)議系統(tǒng)支持多會(huì)議室同時(shí)開(kāi)會(huì)，支持一對(duì)多會(huì)議、多對(duì)多會(huì)議、桌面對(duì)桌面會(huì)議、桌面對(duì)會(huì)議室會(huì)議，同時(shí)，支持互聯(lián)網(wǎng)就接入。總體來(lái)說(shuō)，系統(tǒng)方便靈活，任何人在任何地方，可以召開(kāi)或參加會(huì)議。
　　視頻會(huì)議室的權(quán)限和配置管理同樣便捷，集團(tuán)公司的視頻會(huì)議高級(jí)管理員有權(quán)增設(shè)視頻會(huì)議室及設(shè)置各會(huì)議室管理員，各會(huì)議室管理員有權(quán)設(shè)置會(huì)議室的成員。
　　4 應(yīng)用效果
　　集團(tuán)公司視頻會(huì)議系統(tǒng)自建立以來(lái)，因功能簡(jiǎn)單便捷，用戶不斷增加，視頻會(huì)議應(yīng)用越來(lái)越廣泛。據(jù)統(tǒng)計(jì)，五年來(lái)視頻會(huì)議系統(tǒng)累計(jì)使用2700余次，累計(jì)節(jié)約成本1.6 億以上。集團(tuán)視頻會(huì)議系統(tǒng)已經(jīng)成為公司經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中依賴的一個(gè)重要管理支撐工具。應(yīng)用情況統(tǒng)計(jì)見(jiàn)表 2 。
　　表 2 應(yīng)用情況統(tǒng)計(jì)及節(jié)約成本

 

 

　　說(shuō)明: 節(jié)約成本金額，按每次會(huì)議，平均每人節(jié)約成本 2000 元，平均參加人數(shù) 30人計(jì)算。
　　集團(tuán)公司已實(shí)現(xiàn)員工總量、國(guó)資規(guī)模、營(yíng)業(yè)收入和利潤(rùn)總額位居中央企業(yè)陣營(yíng)前 40-50 位，同時(shí)，秉承集團(tuán)公司“市場(chǎng)國(guó)際化”戰(zhàn)略，逐步在鞏固中國(guó)30 個(gè)省、市、自治區(qū)市場(chǎng)營(yíng)銷網(wǎng)點(diǎn)或物流網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)在美洲、歐洲、非洲、中東、東南亞等區(qū)域的拓展，集團(tuán)公司已經(jīng)與國(guó)內(nèi)外幾十家大型企業(yè)集團(tuán)及國(guó)內(nèi)政府、團(tuán)體簽署了戰(zhàn)略合作、合資協(xié)議，實(shí)施資本運(yùn)營(yíng)戰(zhàn)略，成功并購(gòu)了十幾家企業(yè)，集團(tuán)公司的貿(mào)易伙伴遍布六大洲。視頻會(huì)議系統(tǒng)的應(yīng)用無(wú)疑對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)管理起了極其重要的作用，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn):
　　(1) 大大節(jié)省了會(huì)議成本。
　　(2) 溝通及時(shí)，真實(shí)感強(qiáng)，效果較好。
　　(3) 為總部管理對(duì)象多，人員精簡(jiǎn)，管理事務(wù)繁雜提供了很好的技術(shù)支撐。
　　(4) 提高集團(tuán)公司與所屬企業(yè)進(jìn)行溝通決策的效率，同時(shí)拉近了外事交流溝通的距離。
　　5 改進(jìn)方向
　　后期，集團(tuán)公司視頻會(huì)議系統(tǒng)將向高清、穩(wěn)定、易用三個(gè)方向進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，滿足更多高端的會(huì)議、培訓(xùn)和交流等方面的個(gè)性化會(huì)議需求，為集團(tuán)運(yùn)營(yíng)管理發(fā)揮更大的作用。